Symmachia: van een tekort aan vrijwilligers naar iedereen aan boord

Na de coronaperiode stond Symmachia voor een flinke uitdaging. De vereniging was een groot deel van haar leden kwijtgeraakt en besloot te investeren in een verenigingsprofessional. Meike van Wezel, die de vereniging al jarenlang vanuit verschillende rollen kent, ging aan de slag. "Ik ben begonnen met de vereniging goed in kaart te brengen. Welke taken hebben we? Wat is bezet en waar zoeken we nog mensen voor? Meer dan de helft stond op dat moment op rood. In een jaar tijd hebben we bijna al die plekken kunnen invullen." 

Eerst weten wie je nodig hebt 

Het organigram gaf Symmachia niet alleen inzicht in de openstaande taken, maar hielp ook om prioriteiten te stellen. Want simpelweg op zoek gaan naar 'meer vrijwilligers' is volgens Meike te algemeen. "Je moet beginnen bij het begin: waar heb je echt behoefte aan en welke mensen heb je daarvoor nodig? Wij hebben vervolgens een actieplan gemaakt en bepaald waar we de komende maanden op gingen inzetten. Je moet niet alles tegelijkertijd willen doen." 

Met een kleine groep enthousiaste mensen uit verschillende delen van de vereniging begon Meike vervolgens aan de zoektocht door middel van een talentenjacht. Tijdens thuisdagen gingen zij actief in gesprek met leden en ouders. Niet meteen met de vraag of iemand een functie wilde vervullen, maar vooral om kennis te maken. "Wij vroegen: mogen we een keer een kop koffie met je drinken? En we hebben héél veel kopjes koffie gedronken. Mensen willen echt wel iets doen voor je club, maar mijn ervaring is dat je ze één op één moet vragen. Stuur je een algemene mail, dan gebeurt er vaak weinig." De actiegroep die destijds is samengesteld, is nog steeds actief. Jaarlijks worden nog diverse activiteiten georganiseerd voor verschillende doelgroepen binnen de vereniging.  

Maak de eerste stap klein 

Daarom adviseert Meike bestuurders om zichtbaar en aanspreekbaar te zijn. Ga tijdens een thuisdag eens op de tribune zitten, maak kennis met ouders en vraag hoe zij de vereniging ervaren. Zo ontstaat betrokkenheid voordat je iemand überhaupt vraagt iets te doen. En áls je die vraag stelt, hoeft dat niet meteen om een grote functie te gaan. Symmachia knipte taken op en laat mensen waar mogelijk samenwerken. "Mensen schrikken van grote functies. Twee keer per maand een uurtje iets doen vinden ze vaak helemaal niet erg, maar acht uur per week wel. Daarom werken we ook met buddy's. Je bent niet meteen in je eentje ergens volledig verantwoordelijk voor." 

Hetzelfde principe gebruikt de club bij jongeren. Vraag iemand bijvoorbeeld eerst een paar keer mee te helpen bij een training. Als dat bevalt, kun je daarna samen kijken naar een volgende stap. 

Betrek ouders vanaf het begin 

Symmachia wacht ook niet totdat er gedurende het seizoen iets van ouders nodig is. Aan het begin van het seizoen organiseert de vereniging bijeenkomsten per jeugdteam. Ouders maken kennis met elkaar en met de technische commissie, afspraken worden besproken en praktische taken meteen verdeeld. "Wie doet de was? Wie maakt het vervoersschema? Wie wordt contactpersoon? Dat spreken we direct met elkaar af. Daardoor doet iedereen iets en komt niet alles bij één ouder terecht." 

Ook daarna probeert de club ouders regelmatig bij activiteiten te betrekken. Dat hoeft volgens Meike helemaal niet ingewikkeld te zijn. Een toernooi, een gezamenlijke kick-off of met elkaar pizza eten kan al veel doen. "Hoe vaker mensen in de sporthal komen, hoe meer die betrokkenheid vanzelf groeit. Je hoeft daar ook niet altijd meteen iets voor terug te vragen. Zorg eerst dat mensen er zijn, dat je ze ziet en dat ze zich onderdeel voelen van de club." Soms leidt die betrokkenheid zelfs tot meer. Symmachia organiseerde opstapcursussen voor volwassenen die nog niet konden volleyballen. Ouders namen vrienden, buren en bekenden mee en inmiddels zijn daar drie nieuwe teams uit ontstaan. 

Deel wat er goed gaat 

De groeiende betrokkenheid veranderde ook de communicatie van de vereniging. Waar eerder regelmatig oproepen nodig waren omdat ergens niemand voor gevonden kon worden, kon Symmachia steeds vaker vertellen wat er wel lukte. "Maak inzichtelijk welk resultaat je hebt geboekt. Er gebeurt vaak heel veel binnen een vereniging, maar mensen weten het niet als je er niet over communiceert. Het is juist leuk om successen te delen. Daar worden mensen enthousiast van." Die zichtbaarheid zoekt Symmachia ook in de sporthal. Op een groot scherm komen tijdens thuisdagen teamfoto's, activiteiten en evenementen voorbij. Zo zien leden en ouders wat er allemaal binnen de vereniging gebeurt. 

Jongeren betrekken met NextGen 

Ook jongeren wil Symmachia een actievere rol binnen de vereniging geven. Daarom gaat de club aan de slag met NextGen Trainer en NextGen Eventmaker. Ook daarbij bleek een persoonlijke benadering belangrijk. Een algemene mailing leverde weinig reacties op, waarna de vereniging langs de teams ging en jongeren persoonlijk benaderde. "Je merkt dat die aanpak nodig is. Uit zichzelf melden jongeren zich niet zo snel aan. Maar als je tegen iemand zegt: 'Dit lijkt mij echt iets voor jou, zou je het leuk vinden?', dan gaan ze erover nadenken." 

Binnen NextGen Trainer ontwikkelen jongeren zich als trainer. Met NextGen Eventmaker gaan ze samen aan de slag met het organiseren van activiteiten voor hun vereniging. Zo ontdekken jongeren hun talenten, doen ze ervaring op en raken ze op een andere manier betrokken bij hun club. 

Extra slagkracht met een professional 

Dat Symmachia zoveel aandacht kan besteden aan betrokkenheid, heeft volgens Meike ook te maken met haar rol als verenigingsprofessional. "Als je acht tot twaalf uur iemand hebt die de kar kan trekken, is dat natuurlijk een luxe. Bij veel verenigingen komt dit anders terecht bij vrijwilligers die het al ontzettend druk hebben."  

Wil jouw vereniging ervaren wat een professional voor de club kan betekenen? Met Set-up Go kan een vereniging haar vraag of ambitie bij de Nevobo neerleggen. Vanuit een centrale pool wordt een professional gekoppeld die past bij de vraag van de club. Bijvoorbeeld om nieuw volleybalaanbod op te starten of een ander vraagstuk binnen de vereniging aan te pakken. 

Begin bij wat jouw vereniging nodig heeft 

Wat bij Symmachia werkt, hoeft niet één op één de oplossing voor iedere vereniging te zijn. De belangrijkste les is volgens Meike vooral om eerst goed te kijken naar je eigen club. "Maak inzichtelijk waar je echt mensen voor nodig hebt en stel prioriteiten. Ga niet alles tegelijkertijd doen. Begin klein en bouw het vervolgens verder uit." Zorg voor een paar enthousiaste kartrekkers, wees zichtbaar en praat vooral veel met mensen. Want uiteindelijk blijken veel mensen best iets voor hun vereniging te willen doen. Ze moeten alleen wel weten dat ze welkom zijn en soms gewoon even persoonlijk gevraagd worden. 

Jouw verhaal ook delen? 

Heeft jouw vereniging een bijzondere aanpak, een mooi initiatief of een goed idee waar andere clubs iets aan kunnen hebben? Of ken jij iemand die zich op een bijzondere manier inzet voor de vereniging? We horen graag welke verhalen uit de volleybalwereld we niet mogen missen. Vul het formulier hieronder in en vertel ons welk verhaal volgens jou gedeeld moet worden.