Setash legt met nieuwe statuten de basis voor de toekomst

Voorzitter Erik Lenselink raakte betrokken bij de club via zijn kinderen, die bij Setash zijn gaan volleyballen. Vanuit die betrokkenheid ging hij steeds meer betekenen voor de vereniging: eerst als trainer, later als vrijwilliger bij verschillende activiteiten en uiteindelijk als voorzitter. Die rol nam hij bewust pas op zich, nadat er samen met de club een beleidsplan was opgesteld. “Toen ze vroegen of ik voorzitter wilde worden, heb ik gezegd: dat wil ik graag doen, maar alleen als we eerst beleid maken met de club. Als dat beleid wordt aangenomen, ben ik bereid om ook voorzitter te worden en wel in die volgorde.”

Van oude statuten naar een moderne vereniging

Een van zijn eerste acties als voorzitter was het opvragen van de statuten. “Dat was veelzeggend, want die waren hardcopy niet beschikbaar. Er waren alleen foto’s van de oude statuten. Laatste wijziging: 1979.” Voor Lenselink was het duidelijk dat dit niet meer voldeed. “Statuten gebruik je bijna nooit, behalve als het nodig is. Maar het is wel de basis van de vereniging. Zeker als het gaat om integriteit en vertegenwoordiging. Dat wil je gewoon goed geregeld hebben.”

De oude statuten pasten niet meer bij deze tijd. Zo hadden jeugdleden geen stemrecht en mochten ouders van minderjarige leden niet meebeslissen tijdens de Algemene Ledenvergadering. “Alleen de 18-plusleden hadden stemrecht. Dat vond ik niet wenselijk.” In de nieuwe statuten is dit aangepast: leden vanaf 16 jaar hebben stemrecht en ouders mogen stemmen namens kinderen onder de 16. Die keuze is bewust gemaakt. “Ik vind het vanuit democratische processen belangrijk: ben je verantwoordelijk, dan ben je ook gerechtigd om ergens iets van te vinden. De groep van 16 en 17 mag die verantwoordelijkheid voelen.”

Een herziening van de statuten is allesbehalve gratis, maar ook daar wist de club wat op te vinden. “Daar ben je al snel zo’n €1.200 aan kwijt,” vertelt voorzitter Erik Lenselink, maar Setash wist met de notaris een mooie deal te sluiten: de statuten werden kosteloos opgesteld, in ruil voor drie jaar shirtsponsoring van dames 2. “Dat is een leuke deal,” aldus Lenselink.

Betrokkenheid vergroten

De statutenwijziging past binnen een bredere visie op verenigen. In het beleidsplan staat het volgende motto centraal: Samen voor de club, samen voor je team, samen voor de samenleving. Die volgorde is volgens Lenselink niet toevallig. “Bij volleybal zie je vaak dat het team de dominante verbinding is voor de spelers. De bredere binding met de club is er niet vanzelfsprekend. Leden zouden best vaker mogen kijken naar: is het goed voor de hele vereniging of vooral goed voor je eigen team?”

Dat vraagt soms om lastige keuzes. Zo moesten teams vanwege zaalgebrek tijdelijk uitwijken naar gymzalen. “Daar kregen we best wel wat gedoe over, want sommige teams trainden al jaren op dezelfde tijd in de sporthal. Logisch, want het is al jaren hetzelfde, maar wel een typisch voorbeeld van: de belangen van je eigen team belangrijker maken dan de gezamenlijke belangen van de club.”

Ouders worden tegenwoordig steeds vaker door de vereniging benaderd om hun steentje bij te dragen. “Best wel veel ouders kunnen en willen wat doen voor de club en hebben veel in hun mars, maar worden te weinig actief benaderd.” Door ouders actief te koppelen aan taken, zoals veilig sportklimaat of communicatie, ontstaat ook meer betrokkenheid over teams heen.

Nieuwe structuur, meer flexibiliteit

Een andere opvallende wijziging is het schrappen van de functie penningmeester. In plaats daarvan gaat Setash werken met een werkgroep financiële administratie. Die keuze kwam voort uit de praktijk. “Ik heb mensen gevonden die de financiële administratie willen doen, maar die zeiden allebei: we willen geen penningmeester zijn. En de huidige penningmeester zei: ik wil eigenlijk geen penningmeester meer zijn.” Het bestuur blijft eindverantwoordelijk, terwijl de vrijwilligers die de financiële administratie uitvoeren een aantal keer per jaar aanschuiven om inkomsten, uitgaven, de jaarrekening en de begroting te bespreken. “Zo hoeven ze niet bij alle bestuursvergaderingen te zitten en is de investering en verantwoordelijkheid voor deze vrijwilligers minder groot.”

Ook andere bepalingen zijn gemoderniseerd, zoals digitale communicatie en de vereisten rond besluitvorming. Bovendien lukte het om een grote meerderheid van de leden te betrekken bij de statutenwijziging. “Van de 116 stemgerechtigden waren er uiteindelijk met machtigingen erbij meer dan 90. We hadden een dikke twee derde meerderheid. Dat is voor mij ook Samen voor de club.”

Ruimte voor groei

De bestuurlijke vernieuwing valt samen met een belangrijke fysieke ontwikkeling: de komst van een nieuwe sporthal. Daardoor groeit het aantal beschikbare velden aanzienlijk. “We gaan zoals het er nu naar uitziet van vijf naar acht trainingsvelden, verdeeld over vier locaties. Met ongeveer 230 leden zaten we echt vol qua trainingsuren. Zaalruimte is ons grootste probleem en dat wordt straks gelukkig opgelost.” Die extra ruimte biedt kansen voor verdere groei, onder andere bij jeugd en recreanten. Programma’s als Volley Stars trekken veel aanwas en er is zelfs een wachtlijst bij de vereniging.

Samen voor de samenleving

Naast sportieve ontwikkeling zet Setash sterk in op maatschappelijke verbinding. Dat gebeurt via schoolclinics, beachvolleybaltoernooien voor werkgevers en lokale acties. “Vorig jaar hebben we 34 clinics gegeven aan bijna duizend leerlingen van de vier basisscholen in Huissen. En met een lokale actie van de winkeliers naast onze sporthal hebben we €980 opgehaald om een jeugdkamp betaalbaar te houden voor ouders.”

Inclusie speelt een belangrijke rol in verbinding zoeken met de samenleving. Zo doet een meisje met het syndroom van Down mee met Volley Stars. “Eigenlijk is ze al veel te oud, maar zolang zij het leuk vindt, doet ze gewoon mee. Volgens haar ouders is meedoen aan volleybal één van de allerbelangrijkste dingen in haar leven. Dat vind ik nou echt een voorbeeld van Samen voor de samenleving.”

Meer dan papier

Hoewel de statuten de aanleiding vormden, ziet Lenselink ze vooral als fundament. “Het is voor mij veel meer dan een stukje papier. Het is iets heel praktisch, maar tegelijkertijd heel wezenlijk. Je regelt erin wie er uiteindelijk beslist, hoe je betrokkenheid organiseert en hoe je samen verantwoordelijkheid neemt.” Met vernieuwde statuten, een helder beleidsplan en aandacht voor sportieve en maatschappelijke ontwikkeling voelt Setash zich klaar voor de toekomst. Of zoals Lenselink het samenvat: “Als de basis klopt, kun je bouwen. En dat doen we bij Setash samen.”