Foto’s, video’s en camerabeelden: wat mag nu eigenlijk?

Het vastleggen en delen van foto’s en video’s lijkt onschuldig, maar zodra mensen herkenbaar in beeld zijn, gaat het om persoonsgegevens. En daar gelden duidelijke regels voor. Juist omdat clubs veel werken met vrijwilligers, jeugdspelers en evenementen, is de kans reëel dat hier onbedoeld fouten worden gemaakt. 

Zorgvuldigheid
De kern is eigenlijk simpel: zodra iemand herkenbaar op beeld staat, moet je daar zorgvuldig mee omgaan. Dat geldt voor foto’s op de website, berichten op social media, video’s in WhatsApp-groepen en ook voor camerabeelden in of rond de sporthal. Het maakt daarbij niet uit of het om leden, vrijwilligers, trainers of bezoekers gaat. 

Voor alle persoonsgegevens die je verwerkt, moet je vaststellen op basis van welke AVG-grondslag dit is toegestaan. Voor volleybalclubs betekent dit dat je vooraf moet nadenken waarom je beelden maakt, hoe je ze gebruikt en hoe lang je ze bewaart. Zonder duidelijke onderbouwing loop je het risico dat je in strijd handelt met de AVG. 

Foto’s van leden, vrijwilligers en trainers 
Een veelvoorkomende situatie binnen clubs is het gebruik van foto’s van teams, trainers of vrijwilligers. Voor intern gebruik, zoals een besloten ledenomgeving, kan dit in sommige gevallen worden onderbouwd vanuit een gerechtvaardigd belang. Zodra beelden extern worden gedeeld, bijvoorbeeld op de clubwebsite of via Instagram, is in de meeste gevallen toestemming nodig. 

Belangrijk om te weten is dat die toestemming altijd vrijwillig moet zijn. Zeker bij vrijwilligers en medewerkers mag er geen druk worden ervaren. Ook is het officieel niet toegestaan om oude foto’s online te laten staan van mensen die inmiddels geen onderdeel meer zijn van de club, tenzij daar opnieuw een geldige grondslag voor is. 

Beelden van wedstrijden en activiteiten
Tijdens toernooien, clubdagen en vrijwilligersavonden worden vaak veel foto’s gemaakt. Dat mag, mits mensen vooraf goed geïnformeerd zijn. Denk aan duidelijke communicatie dat er foto’s worden gemaakt en de mogelijkheid om aan te geven niet in beeld te willen komen. 

Bij wedstrijden geldt daarnaast dat het filmen of fotograferen voor interne doeleinden, zoals het terugkijken en analyseren van wedstrijden om sportprestaties te verbeteren, in sommige gevallen is toegestaan. Dit kan bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het lidmaatschap of wanneer hiervoor toestemming is gegeven, bij voorkeur vastgelegd in de lidmaatschapsovereenkomst. 

Overzichtsfoto’s van een volle sporthal zijn soms toegestaan, maar herkenbare portretten of het publiceren van beelden vragen vrijwel altijd om toestemming. 

Jeugd is een kwetsbare groep
Voor jeugdteams ligt de lat nog hoger. Kinderen gelden als een kwetsbare groep en daarom zijn de regels strenger. Herkenbare foto’s of video’s van jeugdspelers mogen alleen worden gebruikt met toestemming van ouders of verzorgers. Ook het delen van beelden in appgroepen of het thuis bekijken van video’s door trainers is lang niet altijd toegestaan en vraagt om goede afspraken en beveiliging. 

Cameratoezicht
Steeds meer verenigingen maken gebruik van camera’s, bijvoorbeeld ter beveiliging van het clubgebouw. Dat mag, maar alleen onder duidelijke voorwaarden. Je moet een legitieme reden hebben, mensen vooraf informeren en niet meer filmen dan noodzakelijk. Camerabeelden mogen bovendien niet zomaar voor andere doelen worden gebruikt, zoals het beoordelen van vrijwilligers of het delen van grappige fragmenten. 

Kort samengevat moet een club bij cameratoezicht altijd kunnen uitleggen waarom er wordt gefilmd, hoe lang beelden worden bewaard en wie er toegang toe heeft. 

Toestemming goed organiseren binnen de club 
Voor volleybalclubs is het verstandig om toestemming voor het gebruik van foto’s en video’s structureel te regelen. In de praktijk werkt het goed om dit al mee te nemen in het aanmeldformulier voor lidmaatschap, waarin leden (of ouders/verzorgers bij jeugd) expliciet akkoord geven voor het gebruik van beelden voor clubdoeleinden. Voor bestaande leden kan dit eenmalig worden uitgevraagd, bijvoorbeeld via een mailing of ledenadministratie. Belangrijk om te weten: deze toestemming blijft in principe geldig zolang iemand lid is, tenzij diegene zijn of haar toestemming actief intrekt. 

Mocht een club toch een foto of video hebben geplaatst waar iemand bezwaar tegen maakt, dan luidt het advies altijd om mee te werken aan de privacywensen van het individu en het beeldmateriaal te verwijderen of aan te passen. Daarmee voorkom je escalatie en laat je als club zien dat je zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens. 

In de praktijk ontstaan overtredingen vaak door aannames. Dat iets kleinschalig is, intern blijft of “altijd zo is gegaan”, betekent niet dat het automatisch mag. Zodra iemand bezwaar maakt of er een klacht wordt ingediend, moet je als club kunnen laten zien dat je zorgvuldig hebt gehandeld en keuzes hebt vastgelegd. 

Kennis binnen de club maakt het verschil 
Veel fouten zijn te voorkomen door vrijwilligers, trainers en bestuursleden goed te informeren. Als iedereen binnen de club weet wat de basisregels zijn rondom beelden en privacy, wordt de kans op problemen aanzienlijk kleiner. Daarom is het belangrijk om dit onderwerp niet alleen bij het bestuur te laten liggen, maar breder binnen de vereniging aandacht aan te geven. 

Wil je als volleybalclub meer weten over dit onderwerp en betrouwbare achtergrondinformatie raadplegen? De Autoriteit Persoonsgegevens legt uit welke grondslagen de AVG kent en hoe organisaties hiermee om moeten gaan.